Щорічні обов’язки Oy у Фінляндії 2026: PRH, податки, бухгалтерія, зарплати і звітність

1. Поділіть обов'язки Oy на три рівні

Обов'язки компанії Oy не зводяться до однієї річної декларації. Перший шар — щоденний і щомісячний облік та документообіг: у кожної операції має бути підстава. Другий шар — періодичні звіти: ПДВ, зарплата і реєстр доходів; їхній календар залежить від податкового періоду компанії і від того, чи є працівники. Третій шар — річні або пов'язані з подіями дії: фінансова звітність, декларація з податку на прибуток, рішення загальних зборів і оновлення в PRH.

Найдієвіший метод — не відкладати кожну справу на останній день, а скласти на початку року календар дотримання обов'язків. Єдиного календаря, який підходить усім, не існує: податковий період, звітний період, кількість працівників і те, у яких реєстрах компанія перебуває, різняться від компанії до компанії — календар треба виводити з власних записів.

2. Щомісячна бухгалтерія і документи

Кожна операція продажу і витрати має спиратися на бухгалтерський документ. Рухи по банківському рахунку і картках, рахунки на продаж і купівлю, каса, поїздки, автомобіль, представницькі та кадрові витрати, а також виплати власникам мають бути пояснювані й підтверджені документами. Операція без документа — найважча для пояснення стаття заднім числом.

Особисті витрати, оплачені з рахунку компанії, і витрати компанії, оплачені власником зі своїх грошей, треба класифікувати правильно. Перекази без пояснення накопичуються на рахунку розрахунків із власником і створюють проблему і при податковій перевірці, і при затвердженні фінансової звітності.

3. Звітність з ПДВ може вимагатися і без діяльності

Якщо компанія перебуває в реєстрі платників ПДВ, вона зобов'язана подавати декларації з ПДВ відповідно до свого податкового періоду. Відсутність продажів або покупок у періоді сама по собі не скасовує обов'язок звітувати, поки реєстрація діє; у такому разі подається нульова декларація.

Чи буде період з ПДВ місячним, квартальним або річним, залежить від реєстрацій компанії та її обороту. Те, за якою ставкою оподатковується конкретний продаж і ПДВ за якими витратами можна взяти до відрахування, оцінюється за кожною операцією; для витрат змішаного використання частка відрахування розраховується окремо.

4. Регулярний і випадковий роботодавець

За роз'ясненням Vero компанія вважається регулярним роботодавцем і вноситься до реєстру роботодавців (työnantajarekisteri), якщо вона регулярно платить зарплату щонайменше двом працівникам, якщо поряд з одним постійним працівником регулярно платить і короткостроковим чи тимчасовим працівникам, або якщо одночасно платить зарплату щонайменше шістьом людям, навіть коли роботи короткострокові.

Компанія, у якої лише один постійний працівник або від одного до п'яти короткострокових працівників, у певних випадках може вважатися випадковим роботодавцем. Але статус випадкового роботодавця не скасовує обов'язок повідомляти виплачену зарплату до реєстру доходів; він змінює лише обов'язок перебувати в реєстрі та подавати щомісячний окремий звіт.

5. Incomes Register: зарплати і окремий звіт роботодавця

Виплати зарплати за загальним правилом повідомляються до реєстру доходів звітом про доходи (palkkatietoilmoitus) протягом п'яти календарних днів від дати виплати. Звіт подається окремо щодо кожного одержувача доходу і щодо кожної виплати; строк відлічується від дня виплати, а не від дня, коли було складено розрахунковий листок.

Окремий звіт роботодавця повідомляє щомісяця внесок роботодавця на медичне страхування і пов'язані з ним відомості. Регулярний роботодавець подає цей звіт щомісяця; якщо цього місяця зарплата не виплачувалася, подається позначка «зарплата не виплачувалася» (ei palkanmaksua). Останній день для окремого звіту — п'ятий календарний день наступного місяця.

6. Фінансова звітність і правило восьми місяців PRH

Компанія Oy зобов'язана подати фінансову звітність до Торгового реєстру (kaupparekisteri) протягом восьми місяців після закінчення фінансового періоду. Цей обов'язок не відпадає сам по собі залежно від того, активна компанія чи ні.

Для фінансових періодів, що закінчилися 1 грудня 2024 року або пізніше, PRH стягує плату за прострочення: 150 євро при затримці до двох місяців, 300 євро — від двох до чотирьох місяців і 600 євро — при довшій затримці або якщо звітність не подано взагалі; якщо бракує звітності за два й більше періоди поспіль, плата подвоюється. Податкова декларація підприємства подається протягом чотирьох місяців після закінчення останнього місяця фінансового періоду. Щоб звітність вдалося підготувати вчасно, до закриття періоду треба перевірити банківські звірки на кінець року, розшифровки дебіторської та кредиторської заборгованості, запаси, амортизацію, розрахунки із зарплати й податків, а також рахунки розрахунків із власниками; коли ці статті намагаються виправити вже під час закриття, часу не вистачає.

7. Дані PRH і бенефіціарів повинні бути актуальні

Коли змінюються правління, керуючий директор (toimitusjohtaja), адреса, право підпису або інші зареєстровані відомості, Торговий реєстр треба оновити. Дані про бенефіціарних власників теж оновлюються щоразу, коли змінюється структура власності або контролю.

PRH може застосовувати плату за невиконання обов'язку (laiminlyöntimaksu) за неповні або невірні відомості Торгового реєстру і за неподані повідомлення про бенефіціарних власників; якщо повідомлення про бенефіціарів не подано до строку, зазначеного в листі-нагадуванні PRH, плата становить 300 євро. Тому записи треба вести не лише при створенні компанії, а й упродовж усього її життя.

8. Що змінюється, якщо компанія неактивна?

Відсутність діяльності не скасовує всіх обов'язків. Якщо зберігається реєстрація з ПДВ або в реєстрі роботодавців, можуть вимагатися нульові звіти, а бухгалтерія і фінансова звітність тривають.

Якщо бездіяльність триватиме, непотрібні податкові та роботодавчі реєстрації варто переглянути, але припинення Oy — окремий юридичний процес: те, що компанією просто не користуються, саме по собі її не ліквідує.

9. Річний чек-лист відповідності

Одна перевірка за наведеними нижче пунктами істотно зменшує ризик помилок.