Suomalaisen Oy:n vuosittaiset velvollisuudet 2026: PRH, verotus, kirjanpito, palkat ja tilinpäätös

1. Jaa Oy:n velvoitteet kolmeen tasoon

Oy-yhtiön velvoitteita ei voi tiivistää yhteen vuosittaiseen ilmoitukseen. Ensimmäinen kerros on päivittäinen ja kuukausittainen kirjanpito ja tositevirta: jokaisella tapahtumalla on oltava peruste. Toinen kerros on kausittaiset ilmoitukset, kuten arvonlisävero, palkat ja tulorekisteri; niiden aikataulu määräytyy yhtiön verokauden ja työntekijätilanteen mukaan. Kolmas kerros on vuosittaiset tai tapahtumaan sidotut toimet, kuten tilinpäätös, tuloveroilmoitus, yhtiökokouksen päätökset ja PRH-päivitykset.

Toimivin tapa on laatia vuoden alussa velvoitekalenteri sen sijaan, että jokainen asia jätettäisiin viimeiseen päivään. Kaikille sopivaa yhtä kalenteria ei ole, koska verokausi, tilikausi, työntekijämäärä ja se, mihin rekistereihin yhtiö kuuluu, vaihtelevat yhtiöittäin; kalenteri on johdettava omista tiedoista.

2. Kuukausittainen kirjanpito ja aineisto

Jokaisen myynti- ja kulutapahtuman on perustuttava kirjanpidon tositteeseen. Pankki- ja korttitapahtumat, myynti- ja ostolaskut, kassa, matka-, auto-, edustus- ja henkilöstökulut sekä osakkaille tehdyt maksut on pystyttävä selittämään ja todentamaan. Tapahtuma ilman tositetta on jälkikäteen vaikeimmin selitettävä erä.

Yhtiön tililtä tehdyt henkilökohtaiset menot ja osakkaan omilla varoillaan maksamat yhtiön kulut on luokiteltava oikein. Selittämättömät siirrot kertyvät osakkaan tilille ja aiheuttavat ongelmia sekä verotarkastuksessa että tilinpäätöksen vahvistamisessa.

3. ALV-ilmoitus myös ilman toimintaa

Jos yhtiö kuuluu arvonlisäverorekisteriin, sen on annettava arvonlisäveroilmoitus oman verokautensa mukaisesti. Se, ettei kaudella ole ollut myyntiä tai ostoja, ei sinänsä poista ilmoitusvelvollisuutta niin kauan kuin rekisterimerkintä on voimassa; tällöin annetaan nollailmoitus.

Se, onko verokausi kuukausi, neljännesvuosi vai vuosi, määräytyy yhtiön rekisteröintien ja liikevaihdon mukaan. Se, mihin verokantaan kukin myynti kuuluu ja minkä kulujen arvonlisäveron saa vähentää, arvioidaan tapahtumakohtaisesti; sekakäytössä olevien kulujen vähennysosuus lasketaan erikseen.

4. Säännöllinen vai satunnainen työnantaja

Säännöllinen työnantaja on esimerkiksi yritys, joka maksaa palkkaa säännöllisesti vähintään kahdelle työntekijälle tai yhdelle vakituiselle ja lisäksi tilapäisille työntekijöille. Myös vähintään kuuden lyhytaikaisen työntekijän samanaikainen palkanmaksu täyttää ehdon.

Yhtiö, jolla on vain yksi vakituinen työntekijä tai yhdestä viiteen lyhytaikaista työntekijää, voi tietyissä tilanteissa olla satunnainen työnantaja. Satunnaisen työnantajan asema ei kuitenkaan poista velvollisuutta ilmoittaa maksetut palkat tulorekisteriin; se muuttaa vain rekisteriin kuulumista ja kuukausittaista erillisilmoitusvelvollisuutta.

5. Tulorekisteri: palkat ja työnantajan erillisilmoitus

Palkanmaksut ilmoitetaan pääsääntöisesti tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Ilmoitus annetaan erikseen jokaisesta tulonsaajasta ja jokaisesta maksusta; määräaika kuluu maksupäivästä eikä siitä päivästä, jona palkkalaskelma laadittiin.

Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan kuukausittain työnantajan sairausvakuutusmaksu ja siihen liittyvät tiedot. Säännöllinen työnantaja antaa tämän ilmoituksen joka kuukausi; jos kyseisenä kuukautena ei ole maksettu palkkaa, annetaan "Ei palkanmaksua" -ilmoitus. Erillisilmoituksen viimeinen päivä on seuraavan kuukauden viides kalenteripäivä.

6. Tilinpäätös ja PRH:n kahdeksan kuukauden sääntö

Oy-yhtiön on ilmoitettava tilinpäätöksensä kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämä velvollisuus ei poistu itsestään sen perusteella, onko yhtiö aktiivinen vai passiivinen.

Kun tilikausi on päättynyt 1.12.2024 tai myöhemmin, PRH perii myöhästymismaksun: 150 euroa enintään kaksi kuukautta myöhässä olevasta tilinpäätöksestä, 300 euroa 2–4 kuukauden viiveestä ja 600 euroa pidemmästä viiveestä tai jos tilinpäätöstä ei ilmoiteta lainkaan; maksu kaksinkertaistuu, jos kaksi tai useampi peräkkäinen tilinpäätös puuttuu. Yhteisön veroilmoitus on annettava neljän kuukauden kuluessa tilikauden viimeisen kuukauden päättymisestä. Jotta tilinpäätös saadaan valmiiksi ajoissa, ennen tilinpäätöstä on tarkistettava vuoden lopun pankkitäsmäytykset, saatavien ja velkojen erittelyt, varasto, poistot, palkka- ja verolaskelmat sekä osakastilit; kun näitä eriä yritetään korjata vasta tilinpäätöksen aikana, aika ei riitä.

7. Pidä PRH- ja edunsaajatiedot ajan tasalla

Kun hallitus, toimitusjohtaja, osoite, nimenkirjoitusoikeus tai muut rekisteröidyt tiedot muuttuvat, kaupparekisteri on päivitettävä. Myös tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot uusitaan aina, kun omistus- tai määräysvaltarakenne muuttuu.

PRH voi määrätä laiminlyöntimaksun puutteellisista tai virheellisistä kaupparekisteritiedoista ja antamatta jääneistä tosiasiallisen edunsaajan ilmoituksista; jos edunsaajailmoitusta ei tehdä PRH:n muistutuskirjeen määräaikaan mennessä, maksu on 300 euroa. Tietoja on siksi seurattava paitsi perustamisvaiheessa myös koko yhtiön elinkaaren ajan.

8. Mitä jos yhtiö on passiivinen?

Toiminnan puuttuminen ei poista kaikkia velvollisuuksia. Rekisterissä oleva yritys voi joutua antamaan nolla- tai 'Ei palkanmaksua' -ilmoituksia, ja kirjanpito sekä tilinpäätös jatkuvat.

Jos toimimattomuus jatkuu, tarpeettomat vero- ja työnantajarekisteröinnit kannattaa käydä läpi, mutta Oy:n lopettaminen on erillinen oikeudellinen prosessi: pelkkä yhtiön käyttämättä jättäminen ei poista sitä rekisteristä.

9. Vuosittainen compliance-tarkistuslista

Seuraavien asioiden keskitetty seuranta vähentää virheriskiä.