Finlandiya Oy Şirketinde Yıllık Yükümlülükler 2026: PRH, Vergi, Muhasebe, Bordro ve Finansal Tablolar

1. Oy yükümlülüklerini üç katmanda düşünün

Bir Oy şirketinin yükümlülükleri tek bir yıllık beyannameye indirgenemez. Birinci katman günlük ve aylık muhasebe ile belge akışıdır: her hareketin bir dayanağı olmalıdır. İkinci katman KDV, bordro ve Gelir Kaydı Sistemi gibi dönemsel bildirimlerdir; bunların takvimi şirketin vergi dönemine ve çalışan durumuna göre değişir. Üçüncü katman ise finansal tablolar, kurumlar vergisi beyannamesi, genel kurul kararları ve PRH güncellemeleri gibi yıllık ya da olaya bağlı işlemlerdir.

En işleyen yöntem, her işi son güne bırakmak yerine yıl başında bir uyum takvimi kurmaktır. Vergi dönemi, hesap dönemi, çalışan sayısı ve şirketin hangi sicillere kayıtlı olduğu şirketten şirkete değiştiği için herkese uyan tek bir takvim yoktur; takvimi kendi kayıtlarınıza göre çıkarmanız gerekir.

2. Aylık muhasebe ve belge akışı

Her satış ve gider işlemi bir muhasebe belgesine dayanmalıdır. Banka ve kredi kartı hareketleri, satış ve alış faturaları, kasa, seyahat, araç, temsil ve personel giderleri ile ortaklara yapılan ödemeler açıklanabilir ve belgelenebilir olmalıdır. Belgesi olmayan hareket, sonradan açıklanması en zor kalemdir.

Şirket hesabından yapılan kişisel harcamalar ile ortağın kendi parasıyla ödediği şirket giderleri doğru sınıflandırılmalıdır. Açıklaması olmayan transferler ortak cari hesabında birikir ve hem vergi incelemesinde hem de finansal tabloların onayında sorun çıkarır.

3. KDV bildirimi: faaliyet yoksa bile yükümlülük olabilir

Şirket KDV sicilinde kayıtlıysa, kendi vergi dönemine göre KDV beyannamesi vermelidir. İlgili dönemde hiç satış ya da alış olmaması, kayıt devam ettiği sürece beyan yükümlülüğünün kendiliğinden ortadan kalktığı anlamına gelmez; bu durumda sıfır beyanı verilir.

KDV döneminin aylık, üç aylık ya da yıllık olması şirketin kayıtlarına ve cirosuna göre değişir. Hangi satışın hangi KDV oranına girdiği ve hangi gider KDV'sinin indirilebileceği işlem bazında değerlendirilmelidir; karma kullanımı olan giderlerde indirim oranı ayrıca hesaplanır.

4. Düzenli işveren ile arızi işveren ayrımı

Vero'ya göre şirket; düzenli olarak en az iki çalışana maaş ödüyorsa, bir sürekli çalışanın yanında kısa süreli veya geçici çalışanlara da düzenli ödeme yapıyorsa ya da işler kısa süreli olsa bile aynı anda en az altı kişiye maaş ödüyorsa düzenli işveren sayılır ve İşveren Sicili'ne (työnantajarekisteri) kaydolur.

Yalnızca bir sürekli çalışanı olan ya da bir ile beş arası kısa süreli çalışan istihdam eden şirket belirli hâllerde arızi işveren olabilir. Ancak arızi işveren olmak, ödenen maaşların Gelir Kaydı Sistemi'ne bildirilmesi zorunluluğunu ortadan kaldırmaz; yalnızca sicile kayıt ve aylık ayrı bildirim yükümlülüğünü değiştirir.

5. Gelir Kaydı Sistemi: maaş bildirimi ve işverenin ayrı bildirimi

Maaş ödemeleri kural olarak ödeme tarihinden itibaren beş takvim günü içinde kazanç ödeme bildirimiyle (palkkatietoilmoitus) Gelir Kaydı Sistemi'ne bildirilir. Bildirim her gelir alan kişi ve her ödeme için ayrı yapılır; süre ödeme gününden, bordronun hazırlandığı günden değil, işlemektedir.

İşverenin ayrı bildirimi ise işveren sağlık sigortası katkısını ve buna bağlı bilgileri aylık olarak bildirir. Düzenli işveren bu bildirimi her ay verir; o ay hiç maaş ödenmediyse 'maaş ödenmedi' (ei palkanmaksua) bildirimi yapılır. Ayrı bildirimin son günü, takip eden ayın beşinci takvim günüdür.

6. Finansal tablolar ve PRH'nin sekiz ay kuralı

Oy şirketi finansal tablolarını hesap döneminin sona ermesinden itibaren sekiz ay içinde Ticaret Sicili'ne (kaupparekisteri) bildirmek zorundadır. Bu yükümlülük şirketin aktif ya da pasif olmasına göre kendiliğinden ortadan kalkmaz.

1 Aralık 2024 veya sonrasında biten hesap dönemlerinde PRH geç bildirim ücreti alır: en fazla iki aylık gecikmede 150 euro, iki ila dört ayda 300 euro, daha uzun gecikmede ya da hiç bildirim yapılmazsa 600 euro; art arda iki dönem eksikse ücret iki katına çıkar. Kurumlar vergisi beyannamesi ise hesap döneminin son ayının bitiminden itibaren dört ay içinde verilir. Tabloların zamanında hazırlanabilmesi için yıl sonu banka mutabakatları, alacak ve borç dökümleri, stok, amortismanlar, maaş ve vergi hesapları ile ortak cari hesapları kapanıştan önce kontrol edilmelidir; bu kalemler kapanış sırasında düzeltilmeye çalışıldığında süre yetmez.

7. PRH kayıtları ve gerçek faydalanıcı bilgileri güncel kalmalı

Yönetim kurulu, genel müdür (toimitusjohtaja), adres, imza yetkisi ya da diğer kayıtlı bilgiler değiştiğinde Ticaret Sicili güncellenmelidir. Gerçek faydalanıcı bilgileri de sahiplik veya kontrol yapısı her değiştiğinde yenilenir.

PRH eksik ya da yanlış Ticaret Sicili bilgileri ve verilmemiş gerçek faydalanıcı bildirimleri için ihmal ücreti (laiminlyöntimaksu) uygulayabilir; gerçek faydalanıcı bildirimi hatırlatma yazısındaki süre içinde yapılmazsa bu ücret 300 eurodur. Bu nedenle kayıtlar yalnızca kuruluş sırasında değil şirketin tüm yaşam döngüsü boyunca takip edilmelidir.

8. Şirket faaliyet göstermiyorsa ne değişir?

Faaliyetin durması yükümlülüklerin durduğu anlamına gelmez. Şirket KDV ya da İşveren Sicili'nde kayıtlıysa ilgili sıfır bildirimleri gerekebilir. Muhasebe tutulmaya devam eder, banka ve masraf hareketleri kaydedilir ve finansal tablolar hazırlanıp bildirilir.

Uzun süre faaliyet beklenmiyorsa gereksiz vergi ve işveren kayıtlarının kapatılması değerlendirilebilir; ancak şirketi tamamen sona erdirmek tasfiye ya da sicilden silme gibi ayrı bir hukuki süreçtir. Bir Oy, 'artık kullanmıyorum' denilerek sicilden kendiliğinden silinmez.

9. Yıllık uyum kontrol listesi

Aşağıdaki başlıkların yıl boyunca tek bir yerden takip edilmesi, gecikmeden doğan ücret ve düzeltme işlerini ciddi biçimde azaltır.