Kirjanpito, ALV ja verotus Suomessa 2026: kattava käytännön opas Oy:lle

1. Liikevaihto, voitto ja verotettava tulo ovat eri asioita

Liikevaihto on yhtiön myyntituloa. Voitto syntyy, kun liiketoiminnan kulut vähennetään myyntituloista. Verotettava tulo ei välttämättä ole täsmälleen sama kuin kirjanpidon tulos; verolainsäädännön mukaan osa kuluista voi olla kokonaan tai osittain vähennyskelvottomia ja joitakin oikaisuja voidaan tehdä.

Tämä ero on erityisen tärkeä yrittäjän oleskeluluvassa, pankkirahoituksessa ja yrityskauppojen analyysissä. Lause "yhtiöllä on 100 000 euron liikevaihto" ei tarkoita, että yhtiö olisi ansainnut 100 000 euroa.

2. Miksi liikekulut on dokumentoitava?

Yrityksen tililtä maksaminen ei yksin tee kulusta verovähennyskelpoista. Liiketoimintayhteys, summa, vastapuoli ja ALV-tiedot on dokumentoitava.

Puuttuvat kuitit, selittämättömät pankkisiirrot, henkilökohtaiset ostokset ja matkakulut, joiden liiketoimintatarkoitus on epäselvä, luovat kirjanpito- ja veroriskiä. Kun tositevirta järjestetään kuukausittain, tarve selittää asioita takautuvasti vuoden lopussa vähenee.

3. Miten ALV toimii?

ALV ei ole yhtiön voitosta maksettava vero. ALV-rekisterissä oleva yritys ilmoittaa myynnin veron ja vähennyskelpoisen ostojen veron erotuksen Verolle.

Kaikkeen myyntiin ei sovelleta samaa arvonlisäverokantaa eikä kaikkien ostojen arvonlisäveroa saa vähentää. Kansainvälisellä myynnillä, käännetyllä verovelvollisuudella, EU:n sisäisillä liiketoimilla, viennillä, kiinteistöillä ja erityisaloilla voi olla omat sääntönsä. Siksi laskua ei pidä kirjoittaa kantaa arvaamalla vaan liiketoimen laji on varmistettava.

4. Miksi ennakkoveroa päivitetään vuoden aikana?

Ennakkovero on veroa, joka maksetaan vuoden aikana yhtiön arvioidun verotettavan voiton perusteella. Jos liiketoiminta menee selvästi arvioitua paremmin tai huonommin, vanhalla arviolla jatkaminen voi tuottaa vuoden lopussa suuren jäännösveron tai tarpeettoman suuren ennakkomaksun.

Siksi kun liikevaihto ja kulurakenne muuttuvat olennaisesti, arvioitu voitto on laskettava uudelleen ja ennakkovero päivitettävä OmaVerossa. Ennakkoveron määrä ei ole yhtiön suorituskyky sinänsä; se on vain nykyiseen arvioon perustuva veronmaksu.

5. Palkanmaksu on muutakin kuin nettopalkka

Kun yhtiö maksaa palkkaa, on laskettava yhdessä bruttopalkka, ennakonpidätys, työnantajamaksut, eläke- ja vakuutusvelvoitteet, lomakorvaukset ja muut työsuhteen kustannukset. Nettopalkka on vain osa työnantajalle syntyvästä kokonaiskustannuksesta.

Palkat on ilmoitettava tulorekisteriin määräajassa. Säännöllinen työnantaja antaa lisäksi joka kuukausi työnantajan erillisilmoituksen. Pelkkä pankkisiirto "palkkana" ilman palkanlaskennan järjestämistä jää puutteelliseksi sekä ilmoittamisen että verotuksen kannalta.

6. Osakkaan ja yhtiön väliset rahavirrat

Kun osakas sijoittaa rahaa yhtiöön tai yhtiö maksaa osakkaalle tai osakas yhtiölle, tapahtuman luonteen on oltava selvä: pääoma, laina, kulukorvaus, palkka, osinko vai jokin muu erä. Samaa siirtoa ei pidä selittää yhtenä päivänä "lainaksi" ja toisena "palkaksi".

Erityisesti se, että osakas tekee henkilökohtaisia ostoksia yhtiön kortilla tai nostaa yhtiöstä rahaa ilman selitystä, lisää vero- ja kirjanpitoriskiä. Osakastilejä on seurattava säännöllisin täsmäytyksin.

7. Miten valmistaudutaan tilikauden päättämiseen?

Tilikauden päättäminen ei ole vain kirjanpitäjän tekninen toimenpide. Yhtiön avoimet myyntisaamiset, ostovelat, varasto, käyttöomaisuus, laina- ja leasingsopimukset, lomavelka, pankki ja kassa, osakastilit sekä verotilanne on todennettava.

Puuttuvat asiakirjat on täydennettävä ennen tilinpäätöstä, ja yhtiön ja kirjanpitäjän välillä on selvitettävä, mikä aineisto on valmis. Tämä valmistelu vaikuttaa suoraan tilinpäätöksen ja veroilmoituksen oikeellisuuteen.

8. Yleisimmät kirjanpito- ja verovirheet

Kalliit virheet syntyvät usein perusprosessin puutteista: puuttuvat kuitit, henkilökohtaisten ja yhtiön varojen sekoittaminen, väärä ALV, palkka ilman palkanlaskentaa ja määräaikojen unohtaminen.

Hyvä kirjanpitojärjestelmä on yksinkertainen: tosite otetaan vastaan, se luokitellaan oikein, kirjataan oikealle kaudelle, määräaikaa seurataan ja poikkeamat korjataan nopeasti.

9. Oy:n tärkeimmät verokannat ja määräajat vuonna 2026

Yhteisöverokanta on vuonna 2026 20 % verotettavasta tulosta. Hallitus on esittänyt hallituksen esityksessä HE 151/2026 kannan alentamista 18 prosenttiin verovuodesta 2027 alkaen; lokakuussa 2026 kyse on esityksestä eikä voimassa olevasta laista. Yhteisön veroilmoitus (lomake 6B) annetaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden viimeisen kuukauden päättymisestä, vaikka yhtiöllä ei olisi ollut toimintaa.

Arvonlisäveron yleinen verokanta on ollut 25,5 % 1.9.2024 alkaen. Alennettu verokanta laski 1.1.2026 14 prosentista 13,5 prosenttiin; se koskee elintarvikkeita, ravintola- ja ateriapalveluja, kirjoja, lääkkeitä, kotimaan henkilökuljetuksia, majoitusta sekä liikunta- ja kulttuuritapahtumien pääsymaksuja, mutta ei alkoholia eikä tupakkaa. Sanoma- ja aikakauslehtien verokanta on 10 %. Yrityksen, jonka liikevaihto ylittää kalenterivuoden aikana 20 000 euroa, on rekisteröidyttävä arvonlisäverovelvolliseksi; vanha portaittainen alarajahuojennus poistui 1.1.2025.

Työnantajan palkan päälle maksamat lakisääteiset maksut ovat vuonna 2026 seuraavat: TyEL-maksu on keskimäärin 24,40 % bruttopalkasta, ja siitä työntekijän osuus 7,30 % pidätetään palkasta; työnantajan sairausvakuutusmaksu on 1,91 %; työttömyysvakuutusmaksu on työnantajalla 0,31 % enintään 2 509 500 euron palkkasummasta ja työntekijällä 0,89 %. Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutuksen maksut riippuvat vakuutusyhtiöstä. Palkat ilmoitetaan tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä.

Vuosikalenterissa on kaksi kiinteää pistettä: tilinpäätös on ilmoitettava PRH:lle kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, tai seuraa 150, 300 tai 600 euron myöhästymismaksu, ja veroilmoitusta koskee neljän kuukauden määräaika. Ennakkovero- ja arvonlisäveromaksut jatkuvat kausittain näistä kahdesta päivämäärästä riippumatta.

10. Kuukausittainen kirjanpidon tarkistuslista

Kuukausittainen tarkistus ehkäisee suuren osan tilinpäätösongelmista.